Ruoli pronti, permessi su misura
I ruoli nascono dal settore indicato e restano modificabili; oltre 25 permessi granulari stabiliscono che cosa vede e fa ciascuno.
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6 passaggidall'attivazione al cedolino
Sei passaggi, sempre nello stesso ordine: configurazione, timbrature, calcolo, approvazioni, chiusura del mese, invio al programma paghe. Per ognuno trovate che cosa succede, chi lo fa e con quali regole.
Un mese con PuntoClock
Il dipendente registra entrata e uscita dal proprio telefono, senza badge né lettori. PuntoClock traduce ogni timbratura in ore secondo le regole impostate sul vostro contratto e mostra come ci arriva; ferie e permessi seguono un flusso di approvazione. Chiuso il mese, l'amministrazione controlla i dati e il consulente del lavoro li riceve pronti per il programma paghe.
| Chi | Che cosa fa | Quando |
|---|---|---|
| Amministrazione | imposta regole e ruoli, chiude il mese ed esporta | all'avvio, a fine mese |
| Dipendente | timbra, chiede ferie, permessi e recuperi | ogni giorno |
| Responsabile | approva richieste e ore inserite a mano | quando arrivano |
| Consulente del lavoro | elabora i cedolini, carica buste paga e CU | ogni mese |
Passaggio 1 · Attivazione
Si comincia con una configurazione guidata: indicate il tipo di azienda, PuntoClock genera i ruoli adatti al settore, voi scegliete le modalità di timbratura e la prima sede nasce da sé, in circa 2 minuti. Poi si invitano i dipendenti con un'email, un messaggio WhatsApp o un link, e ciascuno entra dal proprio telefono.
I ruoli nascono dal settore indicato e restano modificabili; oltre 25 permessi granulari stabiliscono che cosa vede e fa ciascuno.
Orario, pause, arrotondamenti e straordinari si impostano guardandone l'effetto dal vivo. Una regola può valere per l'intera azienda, per una singola sede, per un dipendente o solo per quel dipendente in quella sede. Prima del primo export, concordate con il consulente del lavoro anche le causali da usare nel file.
Passaggio 2 · Timbratura
Dallo smartphone, nel browser e senza app da scaricare: si tocca Entra all'arrivo ed Esci all'uscita, oppure si inquadra il QR dinamico mostrato in sede. Senza rete si timbra lo stesso, e il dato si sincronizza da solo quando torna la connessione. Ogni timbratura è legata alla sede in cui si lavora.
Promemoria programmabili per orario, giorni e destinatari saltano chi ha già timbrato. Se una timbratura manca ancora, il dipendente ne chiede il recupero; appena il responsabile approva, PuntoClock ricostruisce la presenza applicando le stesse regole orarie di ogni altra giornata.
| Modalità | Come si usa | Da sapere |
|---|---|---|
| Libera | pulsante Entra/Esci dallo smartphone | GPS facoltativo, solo informativo |
| QR dinamico | si inquadra il codice esposto in sede | cambia di continuo, non si riutilizza |
| Manuale | ore inserite a posteriori | con approvazione del responsabile |
| Geolocalizzazione | valida solo dentro l'area della sede | — |
Passaggio 3 · Calcolo
Le trasforma il motore di calcolo, con le regole che avete impostato: arrotondamenti con intervalli propri per l'entrata e per l'uscita, pausa scalata in automatico, flessibilità, limite di ore al giorno, straordinari con soglia minima e tetto, sabato e domenica, notturni e spezzati. Per ogni timbratura PuntoClock elenca i passaggi, in ordine, con il loro effetto.
| Passaggio | Regola | Risultato |
|---|---|---|
| Timbratura grezza | entrata 07:52, uscita 17:49 | 9h 57 |
| Arrotondamento al quarto d'ora più vicino | 07:52 → 07:45 · 17:49 → 17:45 | 10h 00 |
| Pausa scalata | 60 minuti oltre le 6 ore di lavoro | 9h 00 |
| Ore ordinarie | orario di contratto di 8 ore | 8h 00 |
| Straordinario | eccedenza di 1 ora, sopra la soglia minima di 30 minuti | 1h 00 |
In busta vanno 8 ore ordinarie e 1 di straordinario, non le 9 ore e 57 timbrate; con la banca ore attiva, quell'ora può andare nel saldo.
Per legge la pausa spetta oltre le sei ore di lavoro al giorno; durata e modalità le stabilisce il CCNL, e in sua mancanza la pausa dura almeno dieci minuti (art. 8 del D.Lgs. 66/2003).
Passaggio 4 · Assenze
Dal telefono: il dipendente sceglie tra 8 tipi di assenza, a giorni interi o a ore, e invia la richiesta; il responsabile la approva o la respinge e il calendario si aggiorna. Per una chiusura collettiva, come la settimana di Ferragosto, l'inserimento massivo carica tutti in un colpo, con anteprima e senza creare doppioni.
Se la regola lo prevede, lo straordinario va nel saldo: si usa come permesso o, su richiesta approvata, viene liquidato. Ogni movimento resta nello storico.
Reperibilità, formazione, ore di pioggia o CIG hanno categorie proprie, con colore, approvazione facoltativa ed eventuale etichetta di fondo esterno, come la Cassa Edile.
Passaggio 5 · Chiusura
Tre cose: il report mensile, con tutti i dipendenti per tutti i giorni; le timbrature rimaste aperte, da correggere nel dettaglio giornaliero; il bilancio delle ore, che si chiude con eventuali rettifiche. Poi si apre l'anteprima dell'export: mostra riga per riga ore, assenze e causali CCNL di ogni dipendente e, finché resta un controllo bloccante, non genera il file JLINK.JLR per il consulente.
Il Libro unico del lavoro contiene un calendario con le ore di ogni dipendente, giorno per giorno, più straordinari, assenze, ferie e riposi, e va compilato per ciascun mese entro la fine di quello seguente (art. 39 del D.L. 112/2008). Chiudere presto il mese lascia margine per rispettare la scadenza.
Passaggio 6 · Paghe
Se il consulente usa JOB/AEP riceve il file JLINK.JLR, già nel tracciato del programma e con ogni voce associata alla causale concordata sul CCNL: lo importa e lo controlla, senza ricopiare ore e assenze. I quattro riepiloghi Excel servono a controllare il mese e sono la base per gli altri programmi paghe. Elaborati i cedolini, il consulente carica buste paga e CU dal portale partner: il codice fiscale letto in ogni PDF li abbina al dipendente giusto.
Domande frequenti
Su server in Italia, con crittografia, e i dati di ogni azienda restano separati da quelli delle altre. Si conservano per 5 anni, e disattivare un dipendente non ne cancella lo storico. La conformità dichiarata riguarda GDPR (Regolamento UE 2016/679), D.Lgs. 81/2015 e CCNL di categoria.
5 € al mese per ogni utente con almeno una timbratura nel mese, mentre gli amministratori non si pagano. Niente canoni fissi, hardware o piani annuali, e in un mese senza timbrature non si paga nulla. Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA.
Con la prova gratuita di 15 giorni: registrate l'azienda, invitate alcuni dipendenti e lasciate girare un periodo vero, fino all'anteprima dell'export. Per iniziare non vi chiediamo la carta di credito e, terminati i 15 giorni, nessun importo viene addebitato in automatico.