Aggiornato il
Guida normativatesti ufficiali consultati il 23/09/2026
Quali dati sulle presenze deve tenere il datore di lavoro, entro quando, con quali strumenti e dentro quali limiti di orario. Ogni punto rimanda al testo ufficiale, su Normattiva o su EUR-Lex.
Informazione generale, non consulenza: per i casi concreti contano anche CCNL e accordi aziendali, da valutare con il consulente del lavoro.
Sei numeri da conoscere
L'obbligo
Sì. Ogni datore di lavoro privato, escluso solo quello domestico, tiene il Libro unico del lavoro, che contiene un calendario delle presenze: per ciascun giorno e ciascun lavoratore subordinato vi risultano le ore lavorate, gli straordinari, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi (art. 39 del D.L. 112/2008).
A chi riceve una retribuzione fissa, a giornata intera o per periodi più lunghi, si annota solo la giornata di presenza.
| Dato | Come va indicato |
|---|---|
| Ore di lavoro | per ogni giorno e ogni lavoratore subordinato |
| Straordinario | indicato a parte rispetto alle ore normali |
| Assenze | comprese quelle non retribuite |
| Ferie e riposi | riportati nel calendario |
| Retribuzione fissa o a giornata | basta la giornata di presenza |
Scadenze e sanzioni
I dati di ciascun mese vanno registrati entro la fine del mese successivo: le presenze di ottobre, per esempio, entro il 30 novembre. Se una registrazione omessa o infedele produce trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali diversi, la sanzione amministrativa va da 150 a 1.500 euro e sale con il numero di lavoratori coinvolti e la durata.
Gli errori meramente materiali sono esclusi. È infedele la scrittura che non corrisponde alla quantità o alla qualità del lavoro davvero prestato (art. 39, commi 3 e 7).
| Violazione | Importo |
|---|---|
| Omessa o infedele registrazione | 150 - 1.500 € |
| ... oltre 5 lavoratori o oltre 6 mesi | 500 - 3.000 € |
| ... oltre 10 lavoratori o oltre 12 mesi | 1.000 - 6.000 € |
| Mancata conservazione per il termine previsto | 100 - 600 € |
Lo strumento
Le norme italiane citate in questa guida chiedono il dato, non un dispositivo: nessuna prescrive badge, lettori o un software in particolare. La Corte di giustizia dell'Unione europea ha però chiarito che gli Stati membri devono obbligare i datori di lavoro a un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare l'orario giornaliero di ciascun lavoratore.
Nella causa C-55/18 la Grande Sezione ha stabilito che la direttiva 2003/88/CE osta a una normativa nazionale che non obbliga i datori di lavoro a misurare la durata dell'orario giornaliero: senza quel dato, riposi minimi e limiti settimanali non sono garantiti davvero (sentenza su EUR-Lex).
Statuto dei lavoratori
Non per gli strumenti che registrano accessi e presenze. Lo Statuto dei lavoratori richiede l'accordo con le rappresentanze sindacali, o in mancanza l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro, per gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza; quelli di registrazione degli accessi e delle presenze sono esclusi in modo espresso (art. 4 della L. 300/1970).
I dati raccolti si usano per tutti i fini legati al rapporto di lavoro solo se il lavoratore riceve un'informazione adeguata su come si usano gli strumenti e su come si fanno i controlli, e nel rispetto del Codice privacy, il D.Lgs. 196/2003 (art. 4, comma 3). Resta applicabile il GDPR, Regolamento UE 2016/679.
Limiti di orario
Quelli del D.Lgs. 66/2003: orario normale di 40 ore settimanali, durata media entro 48 ore ogni sette giorni con gli straordinari, 11 ore di riposo consecutivo ogni 24, riposo settimanale di almeno 24 ore consecutive, pausa oltre le sei ore giornaliere. Senza un dato giornaliero questi limiti non si possono controllare.
| Regola | Contenuto | Fonte |
|---|---|---|
| Orario di lavoro | ogni periodo in cui il lavoratore è al lavoro, a disposizione del datore e nell'esercizio della sua attività | art. 1 |
| Orario normale | 40 ore settimanali; i contratti collettivi possono fissarne di meno | art. 3 |
| Durata media massima | 48 ore per ogni periodo di 7 giorni, straordinari inclusi, calcolate su un riferimento non superiore a 4 mesi | art. 4 |
| Riposo giornaliero | 11 ore consecutive ogni 24 | art. 7 |
| Pausa | spetta oltre 6 ore di lavoro giornaliero; la durata la fissa il contratto collettivo, in sua assenza non meno di 10 minuti | art. 8 |
| Riposo settimanale | almeno 24 ore consecutive ogni 7 giorni, di regola la domenica | art. 9 |
| Ferie | almeno 4 settimane retribuite all'anno | art. 10 |
Tempo parziale
Il contratto part-time si stipula per iscritto ai fini della prova e deve indicare con precisione quanto si lavora e quando, con riferimento al giorno, alla settimana, al mese e all'anno (art. 5 del D.Lgs. 81/2015). Le presenze registrate diventano così il confronto tra l'orario pattuito e quello svolto.
Dove entra PuntoClock
Raccoglie ogni giorno le timbrature dallo smartphone, le trasforma in ore con le regole del vostro contratto e mostra i passaggi di ciascun calcolo. Ore normali, straordinari, ferie e permessi restano distinti, e a fine mese il consulente riceve i dati nel tracciato JOB/AEP o in Excel per elaborare cedolini e Libro unico.
PuntoClock non tiene il Libro unico e non elabora le paghe: prepara i dati di presenza. Server in Italia, dati crittografati e conservati 5 anni.
Domande frequenti
Il Libro unico del lavoro, con il suo calendario delle presenze, riguarda ogni datore di lavoro privato: l'unica esclusione prevista è il datore di lavoro domestico. L'art. 39 del D.L. 112/2008 non fissa soglie minime di dipendenti; cambia solo il dettaglio, perché per le retribuzioni fisse basta annotare la giornata di presenza.
Le norme citate non vietano un foglio di calcolo e non impongono uno strumento: chiedono un calendario completo e fedele al lavoro prestato. La Corte di giustizia UE richiede però un sistema oggettivo, affidabile e accessibile. Con un file modificabile a mano va quindi valutato quanto il dato resti verificabile.
Fonti
Sui testi vigenti consultati il 23 settembre 2026 su Normattiva e, per la sentenza della Corte di giustizia, su EUR-Lex. La prossima revisione è prevista entro marzo 2027, e ogni modifica reale aggiorna la data in cima alla pagina.
Con 15 giorni di prova gratuita, senza carta di credito: impostate le regole del vostro contratto, fate timbrare alcuni dipendenti e verificate che cosa arriverebbe al consulente. Terminata la prova, il prezzo è di 5 € al mese per ciascun utente che timbra (dettagli sui prezzi). Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA.